Dintre toate episoadele pe care le vom prezenta, acesta este cel mai important. Motivele sunt numeroase si le vom lua pe rand si le vom discuta. Daca vrei sa aplici singur la Romania Startup Nation, stabilirii bugetului trebuie sa ii aloci cel mai mult timp. Atentie insa, in acest episod vom vorbi despre stabilirea bugetului AFACERII, nu finantarii. Intai se realizeaza bugetul total al afacerii, urmand ca intr-un episod viitor sa discutam si cum alegem ce cheltuieli din acest buget total introducem si in bugetul finantarii, cazurile in care cele doua bugete ar coincide fiind practic inexistente.
Sume batute in cuie
Principala problema potentiala a bugetului este ca intre momentul in care il creezi si momentul in care implementezi este posibil sa treaca multe luni sau poate chiar un an. Multe se pot intampla in acest timp. Pot disparea produse, preturile pot varia foarte mult sau pot sa apara produse mult mai noi si mai performante. Mai mult decat atat, procedura nu permite modificarea bugetului pe care l-ai introdus in finantare, in avantajul tau, ulterior inscrierii online.
Exemplul 1: Treci in buget 2 laptopuri de 5000 lei fiecare plus o imprimanta de 3000 lei. Bugetul este aprobat. La momentul aprobarii vei avea insa urmatoarele preturi pentru produsele dorite: laptop 5200 lei si imprimanta 2300 lei. Statul iti va deconta 5000 lei pe fiecare laptop, pentru ca atat ai trecut in bugetul cu care te-ai inscris, iar diferenta de pana la 5200, de 200 lei, va trebui suportata din banii proprii. Din imprimanta, va deconta doar 2300 lei, diferenta ramasa de 700 lei fiind pierduta si neputand fi redirectionata catre alte cheltuieli din plan. Pe scurt, orice este peste buget, acoperi din banii proprii, orice este sub buget, se pierde si nu se poate redistribui.
Exemplul 2: Treci in buget 2 laptopuri de 5000 lei fiecare plus o imprimanta de 3000 lei. La implementare, iti dai seama ca ai nevoie doar de un singur laptop si de doua imprimante, pe care le gasesti la aceasi pret ca cel bugetat. Statul iti va deconta 5000 lei pentru primul laptop si 3000 lei pentru imprimanta. Banii aferenti celui de al doilea laptop vor fi pierduti, iar a doua imprimanta va fi cumparata integral din banii proprii.
Asadar, modificari asupra cheltuielilor nu prea se pot face, decat in dezavantajul tau, in sensul ca poti renunta total sau partial la anumite cheltuieli, insa banii alocati lor nu vor putea fi redistribuiti spre folosul tau. De aceea, este foarte important ca inca de la inceput sa faci o previzionare cat mai exacta a cheltuielilor.
Obiective de atins
Realizarea bugetului nu este necesara doar pentru a sti pentru ce vrei sa ceri bani. Un buget bine facut si un cash flow aferent iti permite sa estimezi momentul de break even. Si sa-ti stabilesti obiective in felul urmator: in luna x, voi avea y cheltuieli. Cate produse/servicii trebuie sa vand pentru a-mi acoperi cheltuielile? Si iti poti da seama daca nivelul acela de clienti este unul realist.
Contributia proprie
Despre contributia proprie vom discuta intr-un episod ulterior, dar trebuie mentionat faptul ca realizarea bugetului afacerii te ajuta de asemenea sa stabilesti si contributia proprie. Daca nu s-ar face bugetul total al afacerii si te-ai concentra doar pe ce iei din finantare, te-ai putea trezi la momentul implementarii ca, pe langa cheltuielile acoperite de finantare, vor exista multe alte cheltuieli, pe care nu le-ai gandit si care ar putea sa-ti conditioneze implementarea programului. Si nu vrei sa ajungi la implementare si sa-ti dai seama ca mai ai nevoie de 50.000 lei pentru a implementa, pe langa banii din finantare.
De asemenea, orice cheltuiala eligibila de care uiti cand te inscrii, devine neeligibila si trebuie suportata ulterior de tine.
Cum faci bugetul?
Pentru ca este cea mai importanta etapa, am pregatit o serie de sfaturi de care sa tii cont atunci cand il creezi:
- Ignora finantarea si orice stii despre ea. Vei fi tentat sa creezi bugetul limitandu-te la cheltuielile despre care ai auzit tu ca sunt eligibile si ignorandu-le pe care stii ca nu sunt eligibile
- Fa bugetul scris! Nu mental. Pune-l pe hartie sau intr-un excel. Nu exista afacere suficient de simpla la care sa poti tine minte toate cheltuielile.
- Fa un buget pe minimum 12 luni, de preferat pe 24 luni.
- Ia in considerare faptul ca din momentul in care infiintezi firma pana cand ajungi sa implementezi vor trece minimum 6 luni.
- Lucreaza cu mai multe scenarii. Recomandam 3 scenarii: Scenariul 1 – Cum ti-ar placea sa pornesti afacerea la modul ideal? Care sunt cheltuielile pe care le-ai face? Scenariul 2: Cum ti-ar porni afacerea daca ai cei 40.000 de euro ar fi banii munciti de tine? Scenariul 3: Cum ti-ai porni afacerea daca nu ai apela la finantare? Care sunt cheltuielile minime necesare pentru a putea da drumul la activitate?
- Noteaza-ti TOATE cheltuielile. Repet. TOATE. De la cel mai important echipament de care ai nevoie pana la agrafele cu care vei prinde contractele. Orice ban pe care trebuie sa-l platesti pentru companie. De la momentul rezervarii numelui firmei pana cand vei termina de implementat programul de finantare. De la contabil la consultant.
- Daca ai cheltuieli variabile multe, estimeaza-le in functie de vanzarile care le determina.
- Nu neglija cheltuielile mici, pentru ca ele sunt multe si cand se aduna reprezinta o suma importanta de bani.
- Nu te grabi. Obtine oferte, intereseaza-te de preturi, incearca de pe acum sa te decizi ce echipament vrei si de la ce furnizor.
- Nu lucra o singura zi la buget. Fa-l azi, revino peste cateva zile la el si poate iti vei aminti alte cheltuieli pe care le-ai trecut cu vederea.
- Cere ajutorul. Ti-am povestit ieri la ce persoane poti apela daca ai nevoie de ajutor. Contabilul ar fi potrivit pentru aceasta etapa.
- Foloseste un template precum cel pe care l-am atasat la finalul acestei pagini. Ai in el deja instructiuni de folosire.
- Considera ca 10% din buget vor fi cheltuieli neprevazute.
Odata terminat bugetul, poti trece la urmatorul pas: citirea procedurii programului si verificarea eligibilitatii. Si o sa vezi ca acum, cand ai deja un buget facut, cand vei parcurge procedura vei putea mult mai usor sa determini ce o sa fie eligibil si ce nu in materie de cheltuieli. Daca mai ai si alte intrebari, ce de obicei, le asteptam in comentarii.
[…] noastra este sa pleci de la lista de cheltuieli pe care ti-am recomandat sa o realizezi in episodul dedicat bugetului afacerii. Odata ce ai aceasta lista, iti va fi foarte usor sa iei fiecare cheltuiala si o sa asocieti cu una […]
[…] In primele episoade am stabilit deja cum sa realizezi bugetul aferent afacerii. Din acel buget, pe baza informatiilor din procedura, stabilesti care sunt cheltuielile eligibile. Odata ajuns la lista de cheltuieli eligibile, daca suma acestora depaseste valoarea finantarii, trebuie sa decizi care din acele cheltuieli le vei trece in planul de afaceri. Nu are sens sa treci cheltuieli eligibile mai mari decat valoarea finantarii, pentru ca dupa aceea acestea vor intra si ele sub incidenta finantarii (va trebui sa le efectuezi cu toata birocratia aferenta si doar dupa ce vei semna contractului de finantare). In alegerea cheltuielilor pe care le vei trece in finantare, tine cont de urmatoarele sfaturi: incerca sa ai cat mai putine cheltuieli trecute in finantare. De asemenea, evita sa treci cheltuieli mici, marunte si numeroase. Nu vrei sa faci dosar de achizitie pentru tacamuri. Sau fete de masa. Dar nu uita, avem deja un episod dedicat alegerii cheltuielilor, iti recomandam sa treci din nou prin el. […]
[…] realizat bugetul companiei pe primele 12-24 de luni si trecut prin procedura, esti in masura deja sa stabilesti, din tot […]
[…] Episodul 4: Bugetul cel mai important pas! […]