Odata realizat bugetul companiei pe primele 12-24 de luni si trecut prin procedura, esti in masura deja sa stabilesti, din tot bugetul, care sunt cheltuielile pe care vrei sa le introduci in planul de afaceri. In acest episod iti vom explica de ce trebuie sa nu treci toate cheltuielile in proiect, dar si cum decizi care sa fie cele care ajung in versiunea online depusa. In episodul dedicat completarii sectiunii de buget din planul de afaceri vom detalia si cum sa completati cheltuielile, cu detalii legate in special de valorile folosite.
Si daca in episodul precedent am vorbit de TVA, iti reamintim ca daca vei fi neplatitor de TVA vorbim de un buget disponibil de 200.000 lei format din cheltuieli ce contin si TVA, iar daca esti platitor de TVA, cei 200.000 de lei trebuie formati din cheltuieli care nu contin si TVA-ul.
Nu cumpara ce nu ai cumpara din banii proprii
Primul caz pe care il vom discuta este cel in care ai cheltuieli eligibile mai mici de 200.000 lei. Se intampla uneori ca atunci cand ai facut bugetul, sa iti dai seama ca nu ai pe ce cheltui banii. Sfatul nostru este sa nu umfli preturile apoi doar de dragul de a lua toti banii. Daca tu initial nu ai fi fost dispus cu proprii bani sa faci acele cheltuieli, de ce ai vrea sa le faci din banii statului? Care pana la urma tot din taxele si impozitele platite de tine vin. Asadar, trece in buget doar ce ai nevoie si concentreaza-te mai ales pe ce alte cheltuieli poate ai uitat sa introduci. Cine stie, din acest proces vei afla ca mai existau niste cheltuieli eligibile de care aveai nevoie si cu ele chiar vei putea ajunge la suma maxima disponibila.
Nu construi un buget mai mare de 200.000 lei
Aplicatia online iti permite sa introduci chiar toate cheltuielile pe care le estimezi pentru afacerea ta, fie ele eligibile sau neeligibile. Cu toate acestea, lucrul aceasta poate sa te dezavantajeze. In functie de cum selectezi valorile eligibile/neeligibile, este posibil sa fie nevoie sa efectuezi dosare de achizitie sau sa respecti procentaje de indeplinit fara de care ai putea oricum sa aplici.
Exemplu: ai 2 echipamente necesare pentru demararea afacerii: unul de 200.000 lei si unul de 100.000 lei. Cum finantarea este de 200.000 lei, ai doua optiuni principale: sa introduci ambele echipamente in finantare, fiecare cu 66% finantare din partea statului si 33% finantare din partea ta, caz in care pentru ambele echipamente trebuie sa faci dosar de achizitie. Si asigurare. Sau poti sa introduci un singur echipament in finantare, de 200.000 lei, iar al doilea, daca fara el nu are sensul ciclul de productie, sa mentionezi in plan ca il vei achizitiona in afara finantarii. Si sa-l scoti in evidenta in previziunile financiare, dar fara sa-l mai introduci in sectiunea de cheltuieli aferenta planului de afaceri. In cazul acesta, scapi de birocratia aferenta achizitionarii celui de al doilea produs si ai si o mai mare flexibilitate in implementare. Poate cand vei implementa, vei vrea ca al doilea echipament sa-l cumperi second hand, pentru ca ai gasit o ocazie foarte buna. Sau sa-l cumperi de la o persoana fizica. Sau sa-l iei in leasing. Pentru ca nu l-ai introdus in finantare, vei putea sa alegi cum vrei achizitia lui.
Exemplu: Ai un echipament de 100.000 lei si unul de 30.000 lei, plus salarii si chiria de 130.000 lei. Vei avea 50% echipamente insa la implementare, daca vei gasi echipamente mai ieftine sau vei vrea sa renunti la unul dintre ele, va trebui sa renunti proportional si din cheltuielile operationale. Si cum la un proiect de 260.000 lei, contributia ta proprie ar fi fost de aproape 25%, vei pierde proportional din finantarea aferenta. Recomandarea si in acest caz este sa reduci din cheltuieli pana ajungi la 200.000. Din punct de vedere al business-ului, are mai multe sens sa decontezi integral investitia initiala si apoi, cu restul banilor, cati au mai ramas, sa acoperi cateva cheltuieli lunar.
Minimizeaza numarul de cheltuieli
Exemplu: echipament principal costa 150.000 lei, echipamentul secundar 50.000 si mai ai 40 de bucati de echipamente secundare mici, a caror suma totala ajunge pe la 50.000 lei. Ce introduci in finantare? Echipamentul secundar de 50.000 lei sau cele 40 mici? Recomandam sa introduci in finantare un numar cat mai mic de echipamente. In cazul de fata, primele doua echipamente, urmand ca restul sa fie achizitionate in afara proiectului. Acest lucru te va ajuta atat in scrierea proiectului, dar si in implementare, cand poti ajunge sa economisesti pana la 40 de dosare de achizitie suplimentare. Ba mai mult, scazi riscul sa faci obiectul abuzurilor evaluatorilor, care poate nu vor vrea sa iti ia in monitorizare 100 de echipamente si vor prefera sa-ti respinga direct proiectul.
Introdu cheltuieli sigure
De asemenea, nu uita si de exemplul pe care l-am dat in episodul anterior legat de buget. Nu poti face modificari ulterior in buget, cel putin nu in avantajul tau, deci in principiu, daca ai cheltuieli eligibile care nu sunt foarte sigure, iti recomandam sa faca parte din cele la care renunti. Evident, asta daca ai alte optiuni mai sigure cu care le poti inlocui. Softurile sunt un exemplu bun: iti poti bugeta doua licente Windows si doua laptopuri. Insa in momentul in care cumperi laptopurile ele vin deja cu licenta preinstalata si atunci cheltuiala cu licentele separate devine inutila (daca evident nu vrei o varianta mai dotata a softului care vine preinstalat).
Introdu cheltuieli cu o eligibilitate fara indoiala
Unele cheltuieli se pot deconta usor: de exemplu salariile sau echipamentele direct productive. Altele, incep sa fie mai dificil de decontat. Chiria este conditionata de spatiul care nu sa aiba destinatie locativa, ceea ce poate fi dificil de gasit. Autoturismele sunt dificil de introdus in finantare daca, de exemplu, vrei sa faci cerere de plata, putini dealeri acceptand asa ceva. Promovarea de foarte multi ori este dificil de justificat.
Nu in cele din urma, ia in considerare faptul ca in prima transa de plata trebuie sa introduci toate cheltuielile cu activele corporale si necorporale. Daca prin planul pe care ti l-ai facut ai avea cheltuieli investitonale programate abia spre finalul implementarii, poate vei dori sa renunti sa le mai introduci in finantare.
Pentru moment ne vom rezuma la tipurile de cheltuieli. Poti folosi ca procedura de lucru modelul de lista de cheltuieli de mai jos, daca nu ai folosit-o deja. Si sa colorezi folosind trei coduri de culoare cheltuielilie eligibile pe care vrei sa le introduci in finantare, cele eligibile pe care nu vrei sa le introduci si in final, cele neeligibile, care se vor transforma in contributie proprie. Despre care vor discuta mai mult in episodul urmator.
Buna. Daca stabilesc o cheltuiala pe care o consider eligibila, iar agentia nu o considera astfel, voi fi anuntat de asta in momentul semnarii acordului de finantare, sau pot sa am „surpriza” de a fi anuntat dupa achizitionarea echipamentului, si implicit sa mi se refuze cerea de plata?
Multumesc.
La evaluare se elimina cheltuielile neeligibila. Deci nu le veti avea efectiv in contractul de finantare.
Salut! Doresc sa imi deschid un studio foto, as vrea sa introduc si o garsoniera in proiect, avand destinatia pentru sedinte foto, este eligibila? Ea fiind intr un spatiu locativ, dar fara a avea destinatie locativa?
Puteti introduce.
[…] si numeroase. Nu vrei sa faci dosar de achizitie pentru tacamuri. Sau fete de masa. Dar nu uita, avem deja un episod dedicat alegerii cheltuielilor, iti recomandam sa treci din nou prin […]
[…] Episodul 7: Ce cheltuieli introduc in finantarea Romania Startup Nation? […]